50 Prozesstypen, die sofort automatisierbar sind

Viele KMU unterschätzen, wie viele ihrer täglichen Prozesse bereits heute automatisierbar sind. Diese Übersicht zeigt 50 konkrete Prozesstypen, geordnet nach Abteilungen, die mit KI-Automatisierung sofort effizienter werden.

Finanzwesen und Buchhaltung (10 Prozesse)

1. Rechnungserkennung und -erfassung aus verschiedenen Formaten
2. Automatischer Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen
3. Kontoauszugsverarbeitung und -zuordnung
4. Mahnwesen und automatische Zahlungserinnerungen
5. Reisekostenabrechnungen prüfen und verbuchen
6. Cashflow-Prognosen auf Basis historischer Daten
7. Automatisierte Budgetabweichungsanalysen
8. Steuerrelevante Dokumentenklassifizierung
9. Monatliche Reporting-Erstellung aus verschiedenen Quellen
10. Kreditorenprüfung und Duplikaterkennung

Human Resources (8 Prozesse)

1. Bewerbungsscreening und Vorauswahl
2. Onboarding-Checklisten und Dokumentenversand
3. Zeiterfassung und Überstundenberechnung
4. Abwesenheitsverwaltung und Ferienplanung
5. Lohnabrechnungsvorbereitung
6. Mitarbeiterbefragungen auswerten
7. Personalakten digitalisieren und strukturieren
8. Schulungsbedarf aus Leistungsdaten ableiten

Recht und Compliance (7 Prozesse)

1. Vertragsprüfung auf Standardklauseln und Risiken
2. NDA- und Vertragserstellung aus Vorlagen
3. Regulatorische Änderungen überwachen
4. Compliance-Checklisten automatisch aktualisieren
5. Fristenverwaltung und Erinnerungssystem
6. Datenschutzanfragen (DSAR) bearbeiten
7. Vertragsklauseln vergleichen und Abweichungen markieren

Kundenservice (8 Prozesse)

1. Kundenanfragen klassifizieren und priorisieren
2. Standardanfragen automatisch beantworten
3. Beschwerden kategorisieren und eskalieren
4. Kundenfeedback analysieren und zusammenfassen
5. Wissensdatenbank automatisch aktualisieren
6. Mehrsprachige Kundenbetreuung
7. Kundenzufriedenheitsumfragen versenden und auswerten
8. Retourenabwicklung und Statusupdates

Operations und Einkauf (7 Prozesse)

1. Bestellanforderungen prüfen und genehmigen
2. Lieferantenangebote vergleichen
3. Lagerbestandsoptimierung und Nachbestellungen
4. Lieferscheine mit Bestellungen abgleichen
5. Qualitätsprotokolle erfassen und auswerten
6. Produktionsplanung auf Basis von Auftragslage
7. Wartungspläne automatisch generieren (Predictive Maintenance)

Marketing und Vertrieb (5 Prozesse)

1. Lead-Scoring und -Qualifizierung
2. Social-Media-Posts planen und analysieren
3. Wettbewerbsbeobachtung und Marktanalyse
4. Angebotsvorlagen personalisieren
5. CRM-Datenpflege und Deduplizierung

IT und Administration (5 Prozesse)

1. IT-Helpdesk-Tickets klassifizieren und priorisieren
2. Zugriffsrechte-Verwaltung und Reviews
3. Software-Lizenz-Tracking
4. E-Mail-Postfächer sortieren und weiterleiten
5. Meeting-Protokolle erstellen und verteilen

Fazit: Potenzial erkennen

Fast jedes Unternehmen hat mindestens 5-10 Prozesse aus dieser Liste, die sich mit KI-Automatisierung sofort optimieren lassen. Der erste Schritt ist, das Potenzial zu erkennen. Der zweite, den richtigen Startprozess auszuwählen.